抽象的に物事を言ってから、具体的に、そしてまた抽象的にものを言うと分かりやすいようです。
私は上司にいつもイライラされます。
たぶん、何でも一から説明してしまうからです。
それがよくないとも思いませんが、とにかく変えたいと思います。
例えば、
今、お客様からお問い合わせがあって、○○という商品に不備があったみたいなんです。
怒ってはいらっしゃらなくて、返金もいいとおっしゃってはいるんですけど、こういうことは伝えた方がいいんじゃないかってご連絡下さったそうなんです。
…
このように言った場合、私はまだまだ言いたいことが言い終わっていません。
この後に、でも新しいものは送った方がいいので、そういう風に伝えました。というようなことを伝えたいのです。
では、こう変えるといいかもしれません。
お客様からお問い合わせで、緊急のご相談です。（抽象的）
○○に不備があったとのことです。（具体的）
返品対応に移ります。（抽象的？）
こういうと、きっと上司はいろいろ質問してきます。
それを待てばいいらしいです。